Tolna Város Polgármesteri Hivatala

A képviselő-testület döntéseinek végrehajtására, valamint a közigazgatási ügyek intézésének céljából Polgármesteri Hivatal működik.

Titkársági Osztály ügyfélfogadása

A hivatal szakmai szervezet, a dolgozói köztisztviselők. A hivatalt a jegyző vezeti.

A szakmai munka osztálykeretben és egyéb szervezeti formában működik. Titkársági Osztály, Igazgatási Osztály, Építési és Városfenntartási Osztály, Pénzügyi Osztály, adócsoport, Gyámhivatal, Okmányiroda, Belső ellenőr.

Titkársági Osztály

Főbb feladatai:

• közreműködik a tisztségviselők, a testület, a bizottságok, a tanácsnok, a kisebbségi önkormányzatok, a településrészi önkormányzat, a jegyző munkájának szervezésében, munkafeltételeinek biztosításában,
• gondoskodik a testület, a bizottságok elnökeinek felkérése alapján a bizottságok elé kerülő testületi anyagok, előterjesztések előkészítéséről, postázásáról, a testületi ülések éves munkatervének, az egyes ülések napirendjének összeállításáról, kiküldéséről,
• ellátja a bizottságok ügyviteli teendőit,
• nyilvántartja a testületi döntéseket, megszervezi a hozott határozatok végrehajtását,
• elkészíti és a törvényes határidőben felterjeszti a testületi ülés jegyzőkönyvét a Megyei Közigazgatási Hivatalhoz,
• gondoskodik a testület által hozott rendeletek és határozatok kihirdetéséről, vezeti a határozatok, és hatályos rendeletek nyilvántartását,
• kapcsolatot tart a pártok frakcióvezetőivel,
• előkészíti és figyelemmel kíséri a sajtóval és egyéb tömegkommunikációs eszközök vezetőivel a rendszeres kapcsolattartást,
• figyelemmel kíséri és gyűjti az önkormányzatot érintő sajtóközleményeket,
• szervezi a lakosság és a polgármesteri hivatal kapcsolattartását,
• ellátja a polgármester és az alpolgármester napi munkavégzését elősegítő elsősorban a város és az önkormányzat kapcsolatrendszerébe tartozó rendezvények, személyes találkozások előkészítését,
• elvégzi a tisztségviselők által meghatározott szervezési, protokolláris feladatokat,
• ellátja az önkormányzat nemzetközi kapcsolataiból adódó szervezési, előkészítő tevékenységet,
• bonyolítja az önkormányzathoz érkező külföldi vendégek fogadásának előkészítését, programjuk szervezését, a nemzetközi protokoll szabályai szerint,
• megbízás alapján ellátja az önkormányzat jogi képviseletét,
• ellátja a hivatal postai, iktatási, ügyirat-kezelési és irattározási feladatait,
• havonta ellenőrzi az ügyintézési határidők betartását, erről a jegyzőt tájékoztatja,
• ellátja a testület, a polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos előkészítő tevékenységet,
• nyilvántartja a dolgozók személyi anyagát,
• végzi az oktatási- nevelési intézményekkel kapcsolatban a jogszabályok által a jegyzőre ruházott feladatok végrehajtását,
• elősegíti a város közművelődési, egészségnevelési, tömegsport és egyesületi életének megszervezését,
• ellátja a hivatal fénymásoló- és stencil sokszorosítási feladatait,
• végzi a polgármester és a jegyző honvédelmi és polgári védelmi feladatait,
• szervezi és bonyolítja a választásokat (országgyűlési, képviselői, önkormányzati, társadalombiztosítási, stb.) amelyeket jogszabály önkormányzati hatáskörbe utal,
• nyilvántartja a szabályzatokat, alapító okiratokat, az osztályon készülő szerződéseket,
• gondoskodik a munkavédelmi feladatok ellátásáról.

Az egyes osztályok feladatait, működési rendjét teljes részletességgel az SZMSZ-ben megfogalmazottak határozzák meg.